DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA

24.07.2013 13:15

PASOS DE PROCESO DE DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA

Retiro de los casilleros: de los documentos correspondientes a cada dependencia por parte del auxiliar de mensajería (en caso de la correspondencia interna).

Diligenciamiento de entrega: el auxiliar de mensajería llena todas las casillas en excepción de la hora y recibido por.

Inserción de documentos en las valijas: cada dependencia maneja dos valijas la que recibe y la que envía.

Entregas en la dependencia: el representante de los oficios verifica la entrega  y llena las casillas de hora y recibido por.

Recibo de la valija de envió: la dependencia que recibe, entrega al auxiliar de mensajería la valija con los documentos que necesita enviar el auxiliar verifica los recibidos y firma de conformidad.

 

POLITICAS POR DEFINIR

• Horario de distribución interno y externo (políticas institucionales).
• Participación de empresas de correo local, nacional, internacional.
• Acerca del archivo de guías y formato de control de mensajerías.
• Acerca de la marcación y uso de sobres.

 

CONTROL DE MENSAJERIA INTERNA

FECHA DE ENTREGA	DOCUMENTO (descripción)	ASUNTO	HORA	RECIBIDO POR
	Derecho de petición –Juan p.		10:15 am

 

                     FIRMA DEL AUXILIAR DE MENSAJERIA: __________________________

 

SISTEMAS DE ORDENACION ALFABETICOS

Alfabético nominal por persona natural: siempre inicia por los apellidos y se usa para archivos pequeños o medianos de.

• Historias laborales.
• Archivos de clientes, proveedores naturales.
• Archivos de asociados.

 

Alfabético nominal por persona jurídica o empresas: se usa para archivos de clientes o proveedores.

Alfabéticos temático o por asuntos: se usa para llevar registros de los principales funciones que ejecuta la oficina, ejemplo: acuerdos, mantenimiento de vehículos, resoluciones.

 

 

 

ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR

NOMBRES	1.       UNIDAD	2.       UNIDAD	3.       UNIDAD
CARMEN ROSA COLLAZO	COLLAZO	CARMEN	ROSA
ENRIQUE PEREZ	PEREZ	ENRIQUE
JUAN JOSE RAMIREZ ARIAS	RAMIREZ ARIAS	JUAN	JOSE
CARMEN MARIA RODRIGUEZ	RODRIGUEZ	CARMEN	MARIA
JUAN JOSE SAMUEL PEREZ	PEREZ	JUAN JOSE	SAMUEL
TALVAREZ	TALVAREZ

 

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Clasificar + ordenación + descripción =  organización.

Clasificar es: establecer las clases o grupos documentales que se originan en una unidad administrativa teniendo en cuenta las funciones, separar grupos por clases.

Ordenar es: disponer los documentos ya clasificados en secuencias alfabéticas, numéricas, cronológicas o mixtas.

 

VEINTE REGLAS PARA CLASIFICAR LOS ARCHIVOS

1. Para colocar los nombres en orden alfabético, habrá que comparar las unidades semejantes de cada nombre.
2. Deberán tomarse en cuenta, solamente cuando la 1ª sean idénticas y la 3ª sean factor decisivo para el ordenamiento cuando la 1º y 2ª sean iguales.
3. Cuando sea un apellido o una inicial, un apellido deberá colocarse antes que otros de iguales características, acompañado del nombre de pila o una inicial cuando figure solo un apellido o acompañado por la unidad del nombre de pila debe de anteceder a otro que lleve el nombre de pila completo y que comience con la misma letra, esta regla suele expresarse así “NADA PROCEDE DE ALGO”.
4. Los apellidos que contengan una preposición, un articulo, o una contracción, debe considerarse como una sola unidad esta regla puede aplicarse a los apellidos extranjeros pre-cedidos por: d¨, D¨ , DES, di, DU, le, MI, Mac, o¨, st, las abreviaturas st el nombre compuesto significa saint (ejemplo) George st John . a los efectos del ordenamiento alfabético, debe considerársela como saint en el idioma nuestro o español, los prefijos de los apellidos se escribe con letras inicial mayúscula para evitar confusiones.
5. Nombres de casas comerciales: El criterio de clasificación a aplicar para el caso de nombres de empresas debe ser el mismo que el observado para los nombres de personas. Estos principios es aplicable cuando esos nombres no incluyan al de una persona.

 

 

1. Nombres de casas comerciales que contienen el nombre de individuos: cuando el nombre de una casa comercial o de una institución incluya el nombre completo de un individuo, deberá invertirse el orden de las unidades, al igual que se hace en los ordenamientos nombres personales el resto del nombre se colocara al final en orden que aparezca.
2. Los artículos: cuando los artículos él, la, los, las, y de “the” en ingles y la contracción del estén al principio de un nombre, deberán colocarse al final, si, en cambio, están ubicadas en medio del nombre es necesario colocarlos entre paréntesis pero no deberán cambiarse de lugar. En ambos casos no deben considerarse como unidad de clasificación, ni se toman en cuenta para archivar excepción: los nombres geográficos compuestos por los, la paz, la guaira, el paso, la guajira, el valle (esta regla va ligada a la regla Nº 12).
3. Nombre unidos por guion: los nombres de casas comerciales unidas por un guion, se consideran como una unidad de archivo al clasificarlo. Es principio también, aplicable en los apellidos de individuos unidos por un guion. El caso no es común en español pero es frecuente en ingles.
4. Abreviaturas: deberán considerarse como si fuesen nombres completos; por su parte las iniciales y las letras que no sean abreviaturas abran de clasificarse como unidades separadas.
5. Conjunciones, preposiciones, contracciones en el nombre de la firma: las conjunciones preposiciones como: in, para, por, en español “and”, “&”, “for”, “in”, “ot”  no tienen que tomarse en cuenta pare decir al clasificar ni archivar sin embargo no deberán omitirse ni invertirse cuando de elaboren los títulos de las carpetas por ejemplo: para indicar que no se han tenido en cuenta en el ordenamiento se colocaran entre paréntesis.
6. Una o dos palabras: los nombres que pueden escribirse indistintamente como 1 o 2 palabras deber ser clasificados y archivados como 1 sola palabra esta regla tiene mayor aplicación en el archivo de Ingles.
7.  Nombres geográficos compuestos cada parte de un nombre geográfico compuesto se considera como una unidad. 

NOMBRES	1ª UNIDAD	2ª UNIDAD	3ª UNIDAD	4ª UNIDAD
La paz mining company	la	paz	mining	Company
Aerolíneas SAM	aerolíneas	SAM
Compañía nacional de chocolates	Compañía	nacional	de	chocolate

 

 

 

 

 

 

 

 

                                               

 

 

1. Títulos y grados: los títulos y grados académicos que procedan o sigan al nombre de las personas DR, LIC, DRA, SR, SRA, MGIS, no se tomaran en cuenta para la clasificación o el archivo, se colocara al final, entre paréntesis, en el caso de SR, SRA, MGIS, los términos que designen precedencia en edad también deben ubicarse entre paréntesis y se tienen en consideración para el ordenamiento y archivo.

Caso A: cuando un archivo se deba clasificar el nombre de un individuo que consista en un título nobiliario y un solo nombre defina o el apellino (REINA ISABEL) no deberá invertirse el orden de esa manera, será teniendo en consideración para la clasificación y archivo.

Caso B: cuando se deben clasificar dos nombres idénticos.

1. Caso posesivo: van más aplicadas al  Ingles usado en el nunca aparece en español. Como puede presentarse en situaciones de archivos se incluye aquí la regla cuando una palabra termina en S seguida o precedida del apostrofo (s`) ignore el apostrofo y considere cada letra del nombre, incluyendo la S.
2. Gobierno: los gobiernos de cada país se expresan con su nombre oficial completo al clasificarlo debe considerarse primero el nombre del país; luego las divisiones mayores y por último las subdivisiones menores, en ingles las 3 primeras unidades de archivo de gobierno de los estados unidos de Norteamérica son (UNITED STATES GOVERMENT).
3. Otras subdivisiones políticas: los nombres que pertenezcan a otras subdivisiones políticas tales como estados, departamentos, provincias, ciudades, municipios, distritos deberán ordenarse y archivar bajo el nombre de la subdivisión política; luego habrá que subdividirlos de acuerdo con el título del departamento división, comisión o junta.
4. Números: cualquier número que forme parte de un nombre debe considerarse como si estuviese escrito en letras y consecuentemente como una unidad.
5. Homónimos: los localidades deben ser consideradas como una unidad de archivo únicamente cuando existen dos o más nombres idénticos, el estado o departamento también deberá tomarse en cuenta cuando haya más de una ciudad con el mismo nombre , en dos estados o países diferentes.
6. Bancos: los partes del nombre de un banco o de una empresa financiera se considera en el mismo orden que se escribe.                                                                     

NOTA: esta es otra de las reglas cambiadas reciente mente cuya aplicabilidad el idioma español todavía está sujeta a comprobación.  Cuando hay una ciudad que sea diferente dentro de esta el banco será distinguida por las avenidas, calles, direcciones, transversales etc., donde estén ubicadas, este facilitara la operación de ordenamiento y archivo.

1. Nombres de mujeres casadas: para invertir el nombre de una mujer casada es razonable guiarse por la forma en que ella escribe su nombre.

• En los países hispanos el nombre legal de la mujer casada está formado por su nombre de pila seguido de su apellido y el apellido del esposo unido de la preposición “d”  maría de Gómez. La mujer casada que quisiera suprimir su apellido de soltera y la preposición d escribiría ese mismo nombre así: maría Gómez.

 

• En los países de habla inglesa el nombre de la mujer casada puede escribirse de dos maneras el nombre de pila seguido del apellido paterno o su inicial y después el apellido de su esposo.  A este nombre se le antepone la abreviatura  MRS Nancy l. Adams, MRS maría r. Gómez. 

 

SISTEMAS DE ORDENACION

ALFABETICO     - por nombre de persona natural o jurídica

                            -  geográfico: por sitios.

                            - temático: por temas o asunto.

 

NUMERICOS     - ordinal.

                            -  cronológico.

 

 MIXTOS             - ordinal cronológico

                            -   Alfanumérico.

Carpeta externa identificada alfabéticamente por nombre de persona natural para archivo de gestión.

                                                                                                                         Albis días Sonia.

 

 

 

 

Legajo interno rotulado alfabéticamente por nombre de persona natural. En las transferencias primarias el legajo interno es el que pasa a las cajas la carpeta se queda en el archivo de gestión.

ICBF (fondo)

Sección: recursos

Humanos

Nombre: albis días Sonia

ID: 22.633324

Cargo: conductor

Dependencia: secretaria-gerencia

Fecha ingreso_______

Fecha retiro _______

Estante Nº 17

Caja Nº 10

 

• Carpeta externa identificada alfabéticamente por nombre de persona jurídica en los archivos.

                                                                                                           Almacén éxito

 

 

 

 

• Legajo interno rotulado alfabéticamente por nombre de persona jurídica.

ICBF (fondo)

Sección: ventas

Sub-sección: clientes

Nombre: almacenes éxito

NIT: 890663234

Fecha de:

AL:

Caja Nº 10

 

 En las transferencias primarias el legajo interno es el que pasa a las cajas, la carpeta se queda en el archivo de gestión.

 

SISTEMA DE NUMERACION NUMERICA

Numero consecutivo: se puede hacer por códigos asignados a cada carpeta o caja, por cedula de ciudadanía o por el nit de una empresa, este sistema requiere de una base de datos.

Numero consecutivo u ordinal: (disposición consecutiva ascendente que se aplica dentro de los expedientes).

FACTURA	1745
FACTURA	1746
FACTURA	1747

 

Cronológico: el sistema de ordenamiento cronológico consiste en colocar las unidades de almacenamiento en orden de fechas.

 

 

 

SISTEMAS DE ORDENACION MIXTOS

ALFANUMERICO: este sistema se usa en los contratos.

2000	Martínez duran Jorge
2001	Hernández López Susana

 

Carpeta externa de archivo de gestión identificada numéricamente por códigos.

                                                                                           089

 

 

                                                                        

 

 

 

 

Si hay base de datos en los archivos inactivos no se lleva el legajo interno si no solamente la carpeta pues no es necesario; esto si es necesaria en los archivos de gestión donde la consulta es directo.

 

IDUC

Sección: recursos humanos

Sub-sección: ____________

Nombre: _____________

ID:

 

Legajo interno rotulado numéricamente.

En las transferencias primarias el legajo interno es el que pasa a las cajas, la carpeta se queda en archivo de gestión.

 

LOS DOS PRINCIPIOS PILARES DE LA ARCHIVISTICA

EL ORDEN ORIGINAL: se trata de ordenar los documentos dentro del expediente respetando la secuencia original de producción recibo o tramite.

EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: se trata de conservar los documentos dentro del fondo al cual natural mente pertenecen. Ejemplo: las facturas deben de estar ubicadas en el lugar donde están todos los documentos pertenecientes al departamento de contabilidad.

PROCESO DE DESCRIPCION DOCUMENTAL

Este procedimiento tiene tres actividades.

• Rotular o marcar las carpetas y demás unidades de almacenamiento (cajas, estantes, etc.).
• Diligenciar el inventario único documental (empresas públicas) o un inventario de datos básico (empresas privadas).
• Indizar: consiste en colocar índices para agilizar la búsqueda dentro de los expedientes.
• Alimentar las bases de datos.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES BASICAS

FONDO: es la totalidad de la documentación que le pertenece a una empresa y que ha producido a lo largo de su vida útil, se subdivide y cerrado.

SECCION: son las unidades administrativas mayores.

SUBSECCION: son las subdivisiones de las unidades administrativas mayores.

SERIE DOCUMENTAL: son los distintos tipos documentales que se producen en el desarrollo de las funciones, ejemplo: actas (series).

SUBSERIES: las subdivisiones de una serie ejemplo: actas de junta directiva (subserie).

 

 

 

ROTULACION EN EMPRESAS PÚBLICAS

 

ROTULACION DE CARPETAS                                          ROTULACIÓN CAJA

 

 

 

ICBF (fondo)

Sección: contabilidad

Sub-sección: tesorería

Serie: acta de entrega

Fecha del:

AL:

Caja Nº 45

IDUC (fondo)

45

Sub-sección: contabilidad

Serie: egresos

Fecha del: 01-enero 2001

AL: 30-abril-2001

Caja Nº 45