ARCHIVO
ARCHIVO
Es un conjunto de actividades que nos permite guardar información importante, de datos y documentos de una manera organizada, ordenada, clasificada que nos ayuda a conservar la información. Es un medio facilitador que nos permite el acceso a una base de datos como herramientas.
DOCUMENTOS
Es una fuente de información que nos permite individualizar cada proceso de gestión. Cartas, memorandos, actas, circulares, registro civil, fichas, informes, certificaciones, constancias, historias clínicas, minutas, oficios, sentencias, edictos, consignas, resoluciones, decretos, leyes, normas, manuales y proyectos.
INFORMACION
Son mecanismos que nos permiten recopilar, obtener y registrar datos para transmitir.
OBJETIVO PRINCIPAL DEL ARCHIVO
Es disponer de la documentación organizada de tal forma que la información institucional, sea recuperable para el uso de la administración en el servicio ciudadano y como fuente de la historia.
Es mantener la información de una manera organizada, clasificada, de tal forma que tenga fácil acceso.
CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO
Son etapas sucesivas que atraviesan los documentos desde el inicio de su producción o recepción y retención, temporal hasta su final o eliminación.
EDADES DE LAS TRES: GESTION CENTRAL HISTORICO
Edad activa o de gestión: son las edades del documento en el cual se conforma el archivo actual es decir, el que esta permanente activo en las oficinas.
Edad intermedia o central: son aquellos documentos que conforman el archivo central en el cual está el depósito externo a las oficinas o en los archivos centrales.
Edad histórica: son los que llegan a una edad final de proceso.
COMO SE CLASIFICAN LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Archivo de gestión: (edad o etapa de gestión o activa) transcurre en las oficinas y lo conforman los documentos con alta frecuencia de consulta porque requieren ser tramitados o se han tramitado recientemente y por tanto se necesita tenerlos cerca de los interesados.
Archivo central: (edad o etapa intermedia o central) transcurre en los archivos centrales o deposito inactivos y lo conforman los documentos transferidos de todos los archivos de todos los archivos de gestión cuando finaliza su trámite su consulta es esporádica pero siguen teniendo fuerza para probar o testimoniar ante la ley, la administración o terceros
Archivo histórico: (edad o etapa histórica) transcurre en los archivos y lo conforman los documentos que aunque Allan cumplido su vigencia administrativa deben conservarse permanentemente dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia o la cultura.
Un archivista que no sabe escoger el mobiliario puede cometer errores graves al momento de organizar archivos. Estos errores pueden influir en costos innecesarios o escogencia de muebles inadecuados.
PROCESO DE CORRESPONDENCIA EN COLOMBIA
Pasos:
1. Recibido en forma directa por correos o por apartado: a los oficios que llegan por mensajero directo y se lo coloca el sello de recibido.
2. Clasificación según políticas de radicado: pueden hacerse pilas de correspondencia personal, folletos, revistas, paquetes y correspondencia para la empresa.
3. Procedimiento de apertura de sobres: se debe saber cómo se abre un sobre para evitar riesgos de ruptura de los documentos.
4. Procedimiento de radicación: consiste en imprimir el sello de radicación y luego llenar los datos de número, fecha, hora, pase y recibido.
5. Registro de correspondencia: consiste en utilizar una planilla, libro o sistema automatizado para consignar los datos básicos del documento recibido.
6. Clasificación por dependencia: consiste en separar la correspondencia por dependencias y colocarlas en los casilleros. Cada casilla puede marcarse con el código de la dependencia correspondiente.
PASOS DE PROCESOS DE DESPACHODE CORRESPONDENCIA
1. Elaboración: los oficios se elaboraran en mínimo 1 original y dos copias.
2. Imagen corporativa: revisión de la presentación de todos los oficios que salen..
3. Fechado: en la oficina de correspondencia.
4. Numeración de originales y copias: con el mismo número del original puede usarse sello de copias para diferencias las copias del original.
5. Numeración: impresión del sello numerados en la parte central a la izquierda de la hoja.
6. Registro: alimentar el aplicativo o llenar la planilla manual con los datos del destinatario.
7. Separación de copias: el original para el cliente externo, la primera copia para el consecutivo de correspondencia y la segunda para la dependencia productora.
8. Inserción en los sobres. En caso de que la empresa use sobres.
9. Clasificación pre-entrega:
-políticas:
-en cuanto a consecutivo, en cuanto afirmas autorizadas
-en cuanto a formatos de registro, en cuanto al destino de las copias.